Vortex Chat

A JHF SOLUÇÕES DIGITAIS LTDA ("nós", "nosso", "Vortex Chat") respeita a sua privacidade e está comprometida em proteger os dados pessoais que você compartilha conosco. Esta política descreve como coletamos, usamos, armazenamos e protegemos suas informações ao utilizar nossa plataforma de automação e atendimento para WhatsApp (via QR Code), WhatsApp Cloud API (API Oficial da Meta), WhatsApp Grupos e Instagram.

1. Dados Coletados

1.1. Dados de Cadastro

Ao criar sua conta na plataforma, coletamos:

Nome completo
Endereço de e-mail
Número de WhatsApp (com DDD)
Senha (armazenada com hash criptográfico, nunca em texto puro)
CPF ou CNPJ (quando informado nas configurações)

1.2. Dados de Conexão (Instâncias)

Ao conectar seus canais de comunicação à plataforma, coletamos:

WhatsApp (via QR Code): Dados da sessão autenticada via QR Code, incluindo nome do perfil, foto e número do telefone associado.
WhatsApp Cloud API (Meta Cloud): Identificadores oficiais Meta da conexão — WhatsApp Business Account ID (WABA ID), Phone Number ID, display phone number, verified name (nome aprovado pela Meta), tokens de acesso (access_token e appsecret_proof, armazenados de forma criptografada com rotação automática) e webhook tokens dedicados. Coletamos também os metadados oficiais Meta do número: status de verificação, qualidade (verde/amarelo/vermelho), tier de mensagens (50, 250, 1K, 10K, 100K ou ilimitado) e perfil empresarial (about, descrição, endereço, e-mail, sites, categoria/vertical).
WhatsApp Grupos: Dados de sessão dedicada para instâncias voltadas à gestão de grupos e afiliados, incluindo lista de grupos administrados e metadados de participantes.
Instagram: Dados do perfil empresarial conectado via API Oficial da Meta, incluindo nome de usuário, foto de perfil e identificador da conta.
Instâncias Estepe (Backup): Dados da instância reserva mantida em estado bloqueado até que seja acionada automaticamente por failover.
Instâncias em Aquecimento: Metadados de configuração de warming (parceira, cadência), conteúdo das mensagens de treino trocadas e histórico de ativação.

1.3. Dados de Mensagens e Interações

Para que as funcionalidades da plataforma operem, processamos:

Mensagens recebidas e enviadas: Conteúdo de texto, imagens, vídeos, áudios, documentos, localizações e contatos trocados via WhatsApp (QR), WhatsApp Cloud API e Instagram Direct, exclusivamente para executar automações, exibir no painel de atendimento (Inbox) e registrar histórico de conversas. No caso do WhatsApp Cloud API, armazenamos também os identificadores oficiais Meta de cada mensagem (waha_id, status de entrega/leitura/visto e timestamps) para reconciliação de status em tempo real.
Dados de contatos (CRM): Número de telefone, nome, tags, campos personalizados criados pelo usuário e metadados dos contatos que interagem com suas instâncias.
Dados de grupos: Nome, identificador, lista de participantes e metadados dos grupos do WhatsApp gerenciados pela plataforma, incluindo grupos de origem e destino usados em copiers e roteadores.
Estado de Conversas: Status de leitura, bot pausado por conversa, última atividade e janela de 24 horas — usados pelos filtros avançados do Inbox.
Dados de Automações de Grupos: Categorias de busca, palavras-chave, filtros de preço/desconto e configurações dos robôs mineradores de Shopee, Mercado Livre e Shein, além dos links e metadados de produto dos disparos (Central de Disparo, Copiador e Esteira de Links).

1.4. Dados de Mídia

Arquivos enviados à Biblioteca de Mídia (imagens, vídeos, áudios, documentos e stickers), bem como as mídias recebidas e enviadas nas conversas do Inbox, são armazenados em armazenamento de objetos na nuvem (Cloudflare R2) e servidos por CDN, para uso nas automações, campanhas, disparos e no painel de atendimento configurados por você. O acesso à mídia se dá por URLs temporárias assinadas (presigned) e/ou por rota autenticada da nossa API. Os limites máximos de arquivo variam por tipo de mídia e estão indicados na própria plataforma no momento do envio.

1.5. Dados de Inteligência Artificial

Ao utilizar Agentes de IA e Base de Conhecimento (RAG), os seguintes dados são processados:

Prompts e instruções de personalidade configurados por você.
Intenções de linguagem natural (NLU) cadastradas.
Catálogos de produtos, FAQs e documentos inseridos na base de conhecimento.
Conteúdo das conversas processadas pela IA para geração de respostas contextuais.

1.6. Dados de Integrações

Ao conectar integrações de terceiros, coletamos:

Marketplaces (Shopee, Mercado Livre e Shein): Credenciais de afiliado/API armazenadas de forma criptografada no Cofre, além de dados de produtos, catálogos e configurações de garimpo/disparo.
Análise de Vendas e Cliques (afiliado): Quando você conecta uma conta de afiliado e ativa os painéis de análise, importamos e processamos os relatórios da plataforma — comissão (bruta e líquida de agência/MCN), pedidos, GMV, cliques, sub-IDs e categorias/produtos — para exibir seus dashboards de desempenho. Esses dados são da sua própria operação de afiliado; não os compartilhamos com terceiros.
Webhooks: URLs de destino e tokens de autenticação configurados por você.
Webhook Trigger WAC (Kiwify, Hotmart e similares): Payload completo do POST recebido em /webhooks/trigger-wac/{token}, processado em background pra extrair telefone do destinatário (via dotted path configurado pelo usuário) e disparar o workflow vinculado. O payload é mantido em fila Redis com TTL de 24 horas pra deduplicação anti-retransmissão; após esse período é descartado.

1.6.1. Dados Específicos do WhatsApp Cloud API

Pela natureza da integração com a API Oficial da Meta, processamos adicionalmente:

Templates HSM: Texto, idioma, categoria (Marketing/Utility/Authentication), componentes (header, body, footer, buttons), status de aprovação Meta (PENDING/APPROVED/REJECTED), histórico de re-submissões e motivos de rejeição informados pela Meta.
Campanhas WAC: Configurações de segmentação (target_tags, exclude_tags, filtros customizados), estimativas de audiência, agendamento, modo contínuo, janela de horário, e logs de cada destinatário (status de envio, entrega, leitura, falha, motivo do erro Meta).
Análise de Conversas (Analytics): Métricas oficiais Meta consultadas em tempo real — volume de conversas iniciadas/respondidas por categoria, custo em USD, distribuição por janela temporal, qualidade do número e tier de mensagens. Esses dados são agregados pela Meta e não contêm conteúdo de mensagens.
Webhook Deliveries: Histórico das últimas entregas de webhook que a Meta enviou pra nossa plataforma (ID, timestamp, status, código de erro), pra fins de diagnóstico de saúde da conexão.

1.7. Dados de Uso e Logs

Registros de execução de automações, campanhas e disparos (data, hora, status, erros).
Métricas de uso do plano (mensagens enviadas, instâncias ativas).
Logs de auditoria de ações administrativas na plataforma.

1.8. Dados de Consumo de IA (Token Usage)

Para operacionalizar a gestão de tokens por assinatura e por instância, processamos:

Contadores de consumo de tokens por instância, por assinatura e por ciclo mensal.
Histórico de alocação e realocação de créditos extras entre assinaturas.
Data de última atividade de IA por instância.
Saldo de extras disponível por assinatura e datas de expiração dos packs.

1.9. Dados de Pagamento

O Vortex Chat não armazena dados de cartão de crédito, senhas bancárias ou credenciais de pagamento. Todas as transações são processadas por gateways certificados (Kiwify, Hotmart e similares). Coletamos apenas:

ID do pedido/transação retornado pelo gateway para efeitos de conciliação.
Status da assinatura (ativa, cancelada, em atraso).
Plano contratado, valor e data de renovação.
Histórico de packs de créditos extras adquiridos e datas de validade.

2. Uso das Informações

Utilizamos as informações coletadas exclusivamente para:

Executar automações de atendimento, fluxos de chatbot e respostas automáticas configuradas por você nos canais WhatsApp e Instagram.
Processar e exibir conversas no painel de atendimento unificado (Inbox).
Executar campanhas em massa, disparos cirúrgicos e clonagem de mensagens (Copiador VIP) conforme configurado.
Alimentar agentes de IA com contexto e base de conhecimento para geração de respostas.
Gerenciar seu CRM de contatos, grupos e conexões.
Gerar métricas, relatórios e logs de auditoria no dashboard.
Garantir a estabilidade, segurança e desempenho técnico da plataforma.
Comunicar atualizações, alertas de segurança e mudanças nos termos do serviço.

Nós NÃO vendemos, alugamos ou compartilhamos o conteúdo das suas mensagens, dados de contatos, mídias ou informações de clientes com terceiros sob nenhuma circunstância.

3. Compartilhamento de Dados

Seus dados podem ser compartilhados apenas nas seguintes situações:

APIs de Mensageria: Dados de mensagens do WhatsApp, WhatsApp Grupos e Instagram são transmitidos via APIs homologadas para entrega e recebimento de mensagens. Esta transmissão é inerente ao funcionamento do serviço.
Provedores de IA: Conteúdo relevante de conversas e prompts configurados são processados por provedores de modelos de linguagem homologados (como OpenAI, Anthropic ou similares), exclusivamente para gerar respostas contextualizadas. Nenhum dado é usado para treinar modelos.
Gateways de Pagamento: Dados necessários para processamento de assinaturas e packs de créditos extras são transmitidos para Kiwify, Hotmart e outros gateways homologados. Não armazenamos dados de cartão.
Integrações configuradas por você: Dados enviados a webhooks, Google Sheets, Shopee, Mercado Livre, Shein ou outras integrações são transmitidos conforme sua configuração explícita.
Provedores de infraestrutura e armazenamento: Utilizamos provedores de hospedagem e de armazenamento de objetos em nuvem (incluindo Cloudflare R2) para operar a plataforma e guardar as mídias. Estes provedores atuam como operadores, sob contrato e apenas para viabilizar o serviço.
Obrigação legal: Podemos divulgar dados quando exigido por lei, ordem judicial ou autoridade competente.

4. Armazenamento e Segurança

Implementamos medidas de segurança de nível corporativo para proteger seus dados:

Comunicação criptografada via HTTPS/TLS em todas as transmissões.
Autenticação via cookies HTTP-only com proteção contra CSRF.
Senhas armazenadas com algoritmo de hash criptográfico (nunca em texto puro).
Credenciais de integrações e de afiliado (Shopee, Mercado Livre, Shein, webhooks) armazenadas com criptografia no Cofre.
Servidores protegidos com firewall e monitoramento contínuo.
Acesso restrito aos dados por equipe técnica autorizada, sob sigilo contratual.

5. Retenção e Exclusão de Dados

Você tem controle total sobre seus dados:

Dados de mensagens: Armazenados enquanto sua conta estiver ativa. Ao cancelar a assinatura, os dados são mantidos por até 30 dias e depois excluídos permanentemente.
Mídias: Arquivos da Biblioteca de Mídia são excluídos junto com a conta ou individualmente pelo painel.
Dados de IA: Prompts, intenções e base de conhecimento são excluídos ao remover o agente ou cancelar a conta.

Como solicitar exclusão de dados:

Remova suas conexões (instâncias) diretamente no painel do Vortex Chat na aba "Instâncias".
Para WhatsApp: desconecte a sessão pelo painel. Para Instagram: acesse as configurações do Facebook/Instagram, vá em "Aplicativos e Sites" e remova o acesso do aplicativo "Vortex Chat".
Para exclusão completa de todos os registros de nossos bancos de dados, envie um e-mail para contato@vortexchat.pro com o assunto "Exclusão de Dados". O processamento será feito em até 48 horas úteis.

6. Cookies e Tecnologias de Rastreamento

Utilizamos cookies estritamente necessários para:

Autenticação: Cookies HTTP-only para manter sua sessão ativa de forma segura.
Preferências: Armazenamento de configurações de interface (tema, idioma).

Dentro da plataforma (painel logado) não utilizamos cookies de rastreamento publicitário nem de terceiros para fins de marketing.

Em nossas páginas públicas de marketing e checkout (fora do painel), podemos utilizar pixels e tecnologias de mensuração de conversão de terceiros — como Meta Pixel/Conversions API (CAPI) e TikTok Pixel — exclusivamente para medir a eficácia de campanhas publicitárias e otimizar anúncios. Esses recursos atuam apenas nessas páginas de divulgação e não têm acesso ao conteúdo das suas conversas, contatos ou dados operacionais da plataforma.

7. Direitos do Titular (LGPD)

Em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD - Lei nº 13.709/2018), você tem direito a:

Confirmar a existência de tratamento de seus dados pessoais.
Acessar seus dados pessoais armazenados na plataforma.
Corrigir dados incompletos, inexatos ou desatualizados.
Solicitar a anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários ou excessivos.
Solicitar a portabilidade dos dados a outro fornecedor de serviço.
Revogar o consentimento a qualquer momento.

Para exercer qualquer destes direitos, entre em contato pelo e-mail: contato@vortexchat.pro.

8. Menores de Idade

O Vortex Chat não é destinado a menores de 18 anos. Não coletamos intencionalmente dados de menores. Se tomarmos conhecimento de que dados de um menor foram coletados, procederemos à exclusão imediata.

9. Alterações nesta Política

Esta Política de Privacidade pode ser atualizada periodicamente para refletir mudanças nas funcionalidades da plataforma ou na legislação aplicável. Alterações significativas serão comunicadas por e-mail ou notificação na plataforma. A data de "Última atualização" no topo deste documento sempre refletirá a versão mais recente.

10. Integração Instagram (Meta Platforms)

Quando você conecta uma conta Instagram Business ao VortexChat Pro, seguimos a política de dados da Meta Platforms (Instagram Platform API v25.0):

10.1. Dados coletados via Instagram

Identificador da conta (Instagram Business Account ID) — para receber webhooks e enviar mensagens em seu nome.
Access token de longa duração (60 dias, renovado automaticamente) — armazenado criptografado. Nunca compartilhamos com terceiros.
Mensagens diretas (DM) recebidas e enviadas via sua conta — processadas para execução dos fluxos e histórico de atendimento.
Comentários em seus posts que acionam fluxos configurados — apenas texto, ID do comentário e ID do autor.
Reações e confirmações de leitura em mensagens enviadas pelo sistema — para métricas de engajamento.

Não coletamos: lista de seguidores, fotos do perfil dos seus seguidores, histórico de navegação ou dados fora dos escopos autorizados (instagram_business_basic, instagram_business_manage_messages, instagram_business_manage_comments).

10.2. Uso dos dados Instagram

Executar os fluxos (InstaWorkflows) configurados, respondendo comentários e DMs conforme gatilhos.
Manter estado temporário da conversa (cache 24h) e histórico permanente em banco de dados para consulta no painel.
Calcular métricas agregadas não-pessoais (taxa de resposta, tempo médio de atendimento).

Não usamos os dados para: enviar spam, vender a terceiros, treinar modelos de IA com seu conteúdo, ou qualquer finalidade não declarada.

10.3. Retenção e exclusão automática (Meta)

Dados ficam armazenados enquanto sua conta Instagram estiver conectada.
Se você desconecta a conta via painel: a conexão Meta é removida imediatamente; histórico preservado conforme LGPD Art. 15 (auditoria).
Se você remove o app pelo Instagram (Configurações → Apps e Sites → Remover): apagamos fisicamente todos os dados relacionados em até 30 dias (exigência Meta). A Meta exibirá a página data-deletion-status com seu código de confirmação.

11. Contato e Encarregado de Dados (DPO)

Para dúvidas, sugestões, exercício de direitos LGPD ou solicitações sobre tratamento de dados Instagram, entre em contato:

E-mail geral: contato@vortexchat.pro
E-mail privacidade (LGPD/Meta): privacy@vortexchat.pro
Encarregado de Proteção de Dados (DPO): Equipe de Privacidade — JHF SOLUÇÕES DIGITAIS LTDA
Base legal: LGPD (Lei 13.709/2018), Art. 41 — encarregado designado

Conforme Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e Política de Dados da Meta Platforms, Inc.